Digitale werkplek

Over Beyond-it

Bij Beyond-it begrijpen we hoe belangrijk het is om uw bedrijfsdocumenten efficiënt te beheren. Wij zijn gespecialiseerd in het implementeren van documentbeheer binnen het Microsoft 365-ecosysteem. Met onze expertise helpen we uw organisatie om naadloos en veilig samen te werken, documenten te delen, versiebeheer te stroomlijnen en de algehele productiviteit te verbeteren.

We helpen bij het opzetten en implementeren van Microsoft 365 binnen uw organisatie, zodat u kunt profiteren van de volledige suite aan productiviteitstools. Voor het implementeren van documentbeheer maken we gebruik van SharePoint Online en Power Automate.

Digitale strategie

De overstap naar de digitale werkplek heeft een impact op uw bedrijfscultuur en bedrijfsprocessen. Wilt u graag gebruik maken van de vele mogelijkheden van het Microsoft 365-platform maar ziet u door het bos de bomen niet meer? Of bent u bang om met een verkeerde basis te beginnen om dan op korte termijn terug opnieuw te moeten starten? Via onze strategische consultancy helpen wij uw organisatie om de juiste keuzes te maken.

Versiebeheer

Iedereen kent het probleem van verschillende versies van één document die circuleren (vaak via e-mail), waardoor informatie verloren gaat of vaak veel manueel werk nodig is om wijzigingen van verschillende auteurs samen te voegen. Automatisch versiebeheer en een gestroomlijnde manier van samenwerken aan documenten voorkomt deze problematiek. Met versiebeheer kunnen eerdere aanpassingen tevens altijd worden hersteld indien nodig.

Documentsjablonen

Door het definiëren van documenttypes en daarbij gebruik te maken van documentsjablonen wordt het aanmaken van nieuwe documenten een efficiënt en gestroomlijnd proces. Bovendien is het mogelijk om eigenschappen van een document automatisch op te nemen in een sjabloon.

Vaak worden documenten aangemaakt en voorbereid door een beperkte groep gebruikers vooraleer deze voor iedereen binnen de organisatie beschikbaar gemaakt worden. Om een document algemeen beschikbaar te maken moet dit dan vaak door een goedkeuringsproces gaan. Dit kan gaan van zeer eenvoudige goedkeuringen door één persoon, tot een uitgebreid review- en goedkeuringsproces in verschillende stappen.

Digitale handtekeningen

Digitale handtekeningen bieden een veilige en efficiënte manier om documenten te ondertekenen en te verifiëren, waardoor rechtsgeldige transacties mogelijk zijn zonder fysieke aanwezigheid. Deze kunnen in uw DMS geïntegreerd worden, als aparte functionaliteit of als onderdeel van uw goedkeuringsprocessen.

Taakbeheer

Microsoft 365 biedt geavanceerde tools, zoals Microsoft To Do en Planner, om taken te organiseren en te delegeren. Met gepersonaliseerde takenlijsten en visuele planning kunt u uw dagelijkse werklast efficiënt beheren. Prioriteiten stellen, deadlines bewaken en teamtaken coördineren worden eenvoudiger dan ooit. Met taakbeheer in Microsoft 365 blijft u georganiseerd, gefocust en houdt u de touwtjes in handen, wat leidt tot verhoogde productiviteit en betere resultaten voor uzelf en uw team.