Een kijkje in inspirerende vergaderruimtes

Hallo, hoort u mij?

Hoewel online vergaderingen veel voordelen bieden, zoals meer flexibiliteit en efficiëntie, brengen ze ook enkele unieke uitdagingen met zich mee.

Slechte geluidskwaliteit, camera’s die niet werken en problemen met het oppikken van non-verbale signalen kunnen effectieve communicatie in de weg staan. Maar met de juiste planning, technologie en ontwerp kunnen deze obstakels worden overwonnen.

Veranderingen in de manier waarop we vergaderen

De dagen van saaie, inspiratieloze vergaderruimtes zijn voorbij; in plaats daarvan zien we nu een nieuw tijdperk van technologisch geavanceerde vergaderruimtes die zijn ontworpen om productiviteit, samenwerking en creativiteit te bevorderen.

Nu hybride en virtuele vergaderingen de nieuwe norm worden, moeten vergaderruimtes zich aanpassen aan de veranderende behoeften van de hedendaagse werknemers.

In deze blogpost verkennen we de belangrijkste elementen voor het bouwen van de toekomst van vergaderruimten, van geavanceerde audio- en videotechnologie tot ergonomisch meubilair en modern design.

Uw nieuwe vergaderruimte

Het realiseren van een nieuwe vergaderruimte is een spannende en uitdagende taak. Het is belangrijk om de juiste mix van technologie en meubilair te vinden die aansluit bij de behoeften van de gebruikers. Het begint allemaal met een grondige planning en ontwerpfase, waarin de doelen en vereisten van de vergaderruimte worden vastgesteld.

Hierbij moet er onder meer rekening worden gehouden met volgende zaken:

• De soort vergaderingen

• De locatie en indeling van de vergaderruimte

• Technologie en apparatuur

• De verlichting en akoestiek

• Esthetiek en comfort

• Het budget en tijdlijn van de klant

• De licenties voor het gebruik van vergadersoftware

• Support en onderhoud

Een goed ontworpen vergaderruimte biedt niet alleen een comfortabele en productieve omgeving, maar draagt ook bij aan de professionele uitstraling van het bedrijf binnen uw budget.

Vervolgens moeten al deze aspecten gecombineerd worden om zo de ideale omgeving te creëren voor effectieve en productieve vergaderingen. Een goede uitvoering en installatie van de gekozen apparatuur en meubels is ook essentieel om ervoor te zorgen dat de vergaderruimte goed functioneert en de gewenste resultaten oplevert.

Een Goede Ervaring – Persoonlijke apparaten in de vergaderruimte

U kunt starten met een eenvoudige opstelling. Enkel persoonlijke apparaten zijn dan aanwezig in de vergaderruimte. Het gebruik van goede vergadersoftware is hierbij essentieel. Vaak wordt hier gewerkt met de standaard licentie van Teams welke voldoende is om kleine vergaderingen te laten doorgaan.

Deze setup heeft zijn beperkingen maar is een prima eerste oplossing om uw vergaderingen in een rustige omgeving te kunnen laten doorgaan zonder te veel storende geluiden.

Audio: Vaak wordt er wanneer er grote groepen mensen bij elkaar komen 1 microfoon gebruikt door de hele zaal. Een brug naar een volledige Teams vergaderruimte is te realiseren door uw individuele gebruikers uit te rusten met ruis onderdrukkende headsets of door deze te voorzien in de vergaderruimte alleen. Zo kunnen gebruikers deze vrij gebruiken wanneer nodig, om de hoeveelheid storende omgeving geluiden te beperken.

Video: Wanneer deze ruimtes in gebruik zijn kunnen individuele gebruikers hun eigen videoapparatuur gebruiken. Denk aan bijvoorbeeld aan de webcams op hun eigen laptops. Door het gebruik van goede vergadersoftware kunnen we hier een complete vergadering opnemen, op tekst laten uitwerken of de vergadering in zijn geheel opnemen voor later gebruik.

Een Betere Ervaring – Teams gecertificeerde apparaten in de vergaderruimte

Een betere ervaring kunnen we realiseren door de ruimte te voorzien van vaste audio en videoapparatuur.  

Audio: Het geluid zal hier volledig verzorgd worden door de vooraf geïnstalleerde apparaten. Zowel ruisonderdrukking als een cascade aan microfoons zal ervoor zorgen dat iedereen in de vergaderruimte even duidelijk hoorbaar is.

Video: Gebruikers op afstand zullen iedereen kunnen zien in de vergaderruimte. De mogelijkheid hier is ook om een spreker te laten volgen door de camera’s of om bijvoorbeeld de hele ruimte te laten zien in combinatie met aparte beelden voor individuele gebruikers. Dit kan vaak al met relatief goedkope vaste apparatuur worden gerealiseerd.

De Beste Ervaring – Teams gecertificeerde apparaten in de vergaderruimte in combinatie met persoonlijke apparaten

De beste ervaring krijgt door een combinatie van beide opstellingen. Waar de ruimte is voorzien van vaste audio en videoapparatuur en waar de mensen zelf hun persoonlijke apparaten aan toevoegen.

Audio: De meeste connectiviteit en audio-video in de vergaderruimte worden afgehandeld door vaste apparatuur in de ruimte. Daarnaast kunnen individuele gebruiker ook gebruik maken van hun persoonlijke apparaten en bijvoorbeeld de webcam van hun eigen laptop aan de vergadering toevoegen terwijl de audio door de vergaderruimte zelf wordt afgehandeld.

Video: Gebruikers kunnen op afstand iedere deelnemer zien in de vergaderruimte. Er is de mogelijkheid om een groot overzicht te streamen met alle deelnemers in de ruimte. De camera detecteert automatisch de huidige spreker en zal deze altijd in focus houden zonder dat er een persoon de camera moet bedienen.

Een vergaderruimte voor de toekomst

Een moderne vergaderzaal is ontworpen om te voldoen aan de moderne zakelijke behoeften van comfort, functionaliteit en technologie. Deze ruimtes beschikken over goeie akoestiek met geluidsabsorberende materialen die voorkomen dat geluid van de muren kaatst en echo's veroorzaakt. Het plafond en de muren zijn doorgaans voorzien van akoestische tegels en de vloeren hebben geluidsabsorberende tapijten om het geluidsniveau te verminderen en een comfortabele omgeving te creëren voor alle aanwezigen.

De verlichting is aanpasbaar en de vergaderzaal heeft grote ramen die natuurlijk licht binnenlaten, waardoor er een heldere en uitnodigende ruimte ontstaat. De ramen zijn uitgerust met blinds of gordijnen die kunnen worden aangepast om de hoeveelheid licht die de ruimte binnenkomt te regelen.

Het meubilair in een vergaderzaal is ontworpen voor comfort en functionaliteit. De stoelen zijn ergonomisch en bieden goede ondersteuning voor de rug en nek. De tafels zijn ook ontworpen om voldoende ruimte te bieden voor laptops, documenten en andere materialen die nodig zijn voor de vergadering.

Moderne vergaderzalen maken gebruik van geavanceerde video- en audioapparatuur om de communicatie te verbeteren en de deelnemers een soepele en professionele vergaderervaring te bieden. Er zijn grote displays of projectoren voor presentaties en videoconferenties, met eenvoudig te gebruiken bedieningspanelen om tussen verschillende invoerbronnen te schakelen. Een snelle internetverbinding is ook essentieel voor naadloze virtuele vergaderingen.

Dankzij deze moderne apparatuur kunnen deelnemers op afstand of in andere delen van het gebouw toch deelnemen aan de vergadering en wordt communicatie en samenwerking tussen deelnemers gestroomlijnd. Bovendien maakt het gebruik van moderne video- en audioapparatuur in vergaderzalen het mogelijk om de vergadering op te nemen en later te delen met afwezige deelnemers. Dit verhoogt de productiviteit en efficiëntie van vergaderingen, waardoor er minder tijd nodig is voor toekomstige herhalingen van dezelfde vergadering.

Tot slot is de inrichting van een goeie vergaderzaal meestal strak en modern, waardoor er een professionele en verfijnde sfeer ontstaat. De kleuren zijn neutraal en rustgevend, met accenten van groen en kunstwerken om visuele interesse te creëren en een gastvrije omgeving te bieden. Al met al is een vergaderzaal van topkwaliteit een comfortabele en technologisch geavanceerde ruimte die aan een breed scala van zakelijke behoeften kan voldoen.

Laat u bijstaan door een specialist

Wilt u een bestaande vergaderruimte opknappen of een nieuwe ruimte inrichten binnen uw organisatie? Wenst u hulp bij het aanpassen van de Microsoft Teams applicatie naar uw wensen?

Dan staat u voor een uitgebreid aanbod aan keuzes. Hoe kiest u uit de vele technologische en inrichtingsmogelijkheden de optimale mix?

Bedrijven die zich richten op hun kernactiviteiten, kunnen vaak niet genoeg tijd, middelen en expertise vrijmaken om een dergelijke ruimte te ontwerpen en in te richten. Daarom kan het inhuren van een externe partner voor het inplannen en uitvoeren van het design van de vergaderruimte een slimme zet zijn.

Een specialist in audiovisuele vergaderruimtes kan u helpen bij het ontwerp en de installatie van een op maat gemaakt systeem dat past bij de behoeften van uw bedrijf en uw budget.